Gestion des connaissances des communautés et réseaux : quelles technologies utiliser ?
Pour une organisation en réseau – communauté de pratique, communauté d’intérêt, réseau de spécialistes et d’experts…-, une politique de gestion des connaissances performante doit permettre en même temps de :
- Chercher à résoudre les problèmes immédiats des personnes ;
- Renforcer la mémoire organisationnelle à long terme.
Et sa mise en œuvre s’accompagne fréquemment d’investissement dans des technologies digitales. Dans ce cas, le réflexe courant est de se tourner vers les outils déjà en place dans l’entreprise. Toutefois, l’expérience montre que ceci débouche souvent sur des projets longs, onéreux et des solutions inappropriées. Pourquoi ? Et comment l’éviter ?
Transferts de connaissances dans les réseaux
Un système de gestion des connaissances complet, robuste et adapté au contexte des organisations en réseau intègre 4 modes de transferts de connaissances complémentaires qui s’inscrivent dans le cadre d’une gouvernance globale (cf. figure ci-contre)
Dans un tel système, 5 questions se posent concernant les technologies :
- Disposons-nous d’un outil efficace pour identifier les personnes avec les connaissances pertinentes et faciliter la communication avec et entre elles ?
- Disposons-nous d’un outil efficace pour enregistrer les nouvelles connaissances, les retours d’expérience, les réponses aux questions, les recommandations métier… ?
- Disposons-nous d’un outil efficace pour organiser, classer et mettre à jour les connaissances à forte valeur ajoutée (procédures, meilleures pratiques, leçons apprises…) ?
- Disposons-nous d’un outil efficace pour que les personnes demandeuses de connaissances les trouvent rapidement et les reçoivent en temps utile ?
- Disposons-nous d’un outil efficace pour suivre les résultats et évaluer les performances par rapport aux objectifs à atteindre ?
Y répondre avec précision et objectivité est essentiel pour bâtir le cahier des charges d’une plate-forme répondant à toutes les exigences du projet. Malheureusement, cette étape de diagnostic est souvent survolée avec, pour conséquences, de nombreuses difficultés de réalisation et des limites opérationnelles majeures.
Pouvons-nous juste utiliser nos logiciels ?
Il est parfaitement compréhensible de se tourner vers les logiciels standards de l’entreprise pour répondre aux besoins. D’une part, par souci de rationalisation. D’autre part, parce que les outils collaboratifs courants en entreprises présentent des similitudes avec ce qui est attendu d’une plate-forme de Gestion des Connaissances.
Mais le résultat est-il satisfaisant ? Rarement. L’expérience montre que la solution livrée est souvent perçue comme une « usine à gaz » par les utilisateurs et qu’elle peine à :
- Décloisonner réellement les silos de connaissances géographiques ou organisationnels ;
- Faciliter l’identification de « qui sait quoi ? » et les interactions productives ;
- Favoriser la (ré)utilisation appropriée des connaissances partagées ou échangées ;
- Aider au pilotage et à l’évaluation de la production de connaissances.
Ainsi, par exemple, l’empreinte typique d’une solution s’appuyant sur SharePoint est la création de nombreux sites avec de nombreuses sections et sous-sections : ceci conduit à la prolifération de silos de connaissances déconnectés tandis que les initiatives de réseaux doivent les briser. Ou encore, les statistiques disponibles sont basiques et ne rendent pas compte de l’usage réel : ceci complique les tâches de reporting et nécessite des manipulations chronophages d’extraction de données et de traitement de fichiers Excel. L’expérience utilisateurs est elle aussi pénalisée avec l’obligation de naviguer entre plusieurs environnements de travail via des interfaces complexes.
C’est pour dépasser ces limites et que les réseaux de connaissances délivrent un maximum de valeur que VEDALIS a conçu RoK’IT. RoK’IT est une solution complète, simple à utiliser et qui assure la partie «Gestion» de la gestion des connaissances. De plus, comme RoK’IT communique aisément avec des applications tierces grâce à ses web services, ce logiciel est un excellent moyen d’aider Knowledge Managers et informaticiens de l’entreprise à rester concentrés sur :
- Le programme KM au lieu de se perdre dans les détails d’implémentation d’un outil ;
- La mise en œuvre et l’exploitation d’une plate-forme efficace à moindre coût.
Innover les technologies support au Knowledge Management est une décision importante. Vedalis peut vous aider à franchir ce pas, à concevoir un projet optimisé, et à le réussir grâce à son logiciel RoK’IT, ses services d’accompagnement et son expérience du domaine.
