Pas besoin d’être Knowledge Manager pour s’intéresser aux principales tendances de la gestion des connaissances. À une époque où les entreprises travaillent dur pour devenir plus efficaces et résilientes, la gestion des connaissances a un rôle clé à jouer !
Nous avons discuté avec des clients et étudié les résultats d’enquête de l’année écoulée pour mieux comprendre les tendances de la gestion des connaissances.
De manière générale, nous avons constaté que les organisations conduisent des améliorations opérationnelles en se concentrant sur la conservation et le partage des connaissances. Plus précisément, nous reprenons ci-dessous les cinq principales tendances qui, selon nous, méritent le plus d’être surveillées et exploitées lorsque vous voulez développer ou optimiser la stratégie de gestion des connaissances de votre organisation.
Rétention proactive des connaissances
Il n’est pas surprenant que la rétention des connaissances soit dans l’esprit de nombreux chefs d’entreprise. Que les employés partent en raison de nouvelles opportunités, de licenciements ou de retraite, la perte de leurs connaissances individuelles peut entraîner de graves problématiques opérationnelles.
Déjà, après la crise de 2008, une étude publiée dans la Harvard Business Review révélait que les entreprises ayant procédées à des licenciements massifs ont subi une baisse de performance de 20 %. Au-delà, et même dans les entreprises qui ne prévoient pas de licenciements, la perte de connaissances due à des départs à la retraite ou des changements de poste peut s’avérer très coûteuse… Attendre que les employés partagent leurs connaissances lors d’une entrevue de départ ne suffit pas !
Pour diminuer les risques, les entreprises doivent se concentrer sur la conservation proactive des connaissances. Ceci nécessite de promouvoir une culture dans laquelle les employés sont encouragés à documenter et à partager leurs connaissances dans le flux de travail régulier. Le management doit inciter les experts à partager leurs connaissances dans le format qui a le plus de sens et doit également valoriser et récompenser leurs contributions. Dans certains cas, il est même judicieux d’inclure le transfert de connaissances dans les fiches de poste afin que les employés le reconnaisse comme une partie essentielle de leur rôle.
Partage de connaissances interfonctionnelles
Les grandes entreprises se tournent de plus en plus vers une stratégie de partage des connaissances interfonctionnelle et de décloisonnement des silos géographiques ou organisationnels. Et, pour ce faire, elles ouvrent des plates-formes de gestion des connaissances à plusieurs départements ou, même, à l’ensemble de l’organisation, ce qui conduit à :
- Meilleur alignement autour des projets et des objectifs business
- Réduction du temps passé à rechercher des informations
- Réduction du risque de doublonner le travail sur un même sujet
- Plus d’opportunités de collaborations transverses et d’innovation
Les résultats sont un engagement global des collaborateurs en hausse ; des gains de temps pour les experts et les spécialistes qui ont à répondre à moins de questions et de demandes ; la découverte par les utilisateurs de plus de connaissances que ce qu’ils pensaient être disponible.
Essor des contenus vidéo
La popularité du contenu vidéo ne devrait plus surprendre personne. Il suffit de regarder la persistance de YouTube et l’ascension astronomique de TikTok au cours des dernières années.
Les vidéos de formation formelles ne sont pas nouvelles pour les entreprises. Mais, en plus, et grâce à des barrières à la création devenues extrêmement faibles, elles expérimentent le transfert de connaissances via des vidéos plus informelles qu’elles commencent à ajouter dans leurs bases de connaissances.
La vidéo est un excellent moyen pour gagner du temps sur la création de contenus : de nombreuses personnes préfèrent enregistrer une vidéo rapide où elles parlent d’un processus ou d’un domaine d’expertise plutôt que de l’écrire. C’est également le format dans lequel la plupart des gens préfèrent consommer du contenu. Selon NealShaffer, près de 70 % des personnes déclarent préférer la vidéo au texte écrit lorsqu’elles essaient d’apprendre quelque chose de nouveau.
Développement des outils de Q&R
Les entreprises tirent de plus en plus parti des composants de questions-réponses inclus dans leurs plates-formes de gestion des connaissances. Elles peuvent ainsi capturer des connaissances tacites et des expertises sur des sujets qui manquent de documentation formelle.
Avec de tels outils de questions-réponses (comme celui intégré à RoK’IT), les utilisateurs peuvent publier une question et obtenir des réponses de spécialistes. Les questions et les réponses deviennent consultables, ce qui fait que d’autres employés qui ont la même question peuvent bénéficier de l’information ; et les experts évitent de répondre à plusieurs reprises aux mêmes questions dans des conversations ponctuelles.
Les données extraites de plates-formes de gestion des connaissances intégrant de telles fonctionnalités montrent que les questions-réponses sont un outil puissant pour capturer les connaissances et stimuler l’engagement. Des études constatent que 91 % des questions posées reçoivent une réponse et que le nombre de questions posées augmentent de 200 % d’une année sur l’autre, soit une croissance par deux du nombre de questions documentées et que les utilisateurs n’auront plus besoin de poser.
Optimisation de l’intégration hybride et à distance
Nous ne retournons pas au même mode du travail qu’avant la pandémie. En 2022, 81 % des employés capables de travailler à distance ont continué à travailler à domicile au moins une partie de la semaine selon une étude Gallup. Et lorsqu’une majorité d’employés travaillent dans un environnement distant ou hybride, cela change fondamentalement la façon dont les gens s’intègrent et apprennent.
Les technologies de gestion des connaissances jouent un rôle important pour l’optimisation de la montée en compétences et l’apprentissage en continu. Les directions des Ressources Humaines et de la Formation reconnaissent de plus en plus que les personnes réussissent mieux si elles disposent d’une source centrale de connaissances à laquelle elles peuvent accéder à la demande et qui offrent des supports de petite taille.
Introduire les principes et les outils de gestion des connaissances et former les employés à leur usage dès leur intégration prépare les personnes à un apprentissage autoguidé quand et où les gens travaillent qui complète les cycles de formations formelles.
Les tendances de la gestion des connaissances que nous avons observées reflètent notre monde du travail actuel, mais elles sont bien plus que de simples modes passagères. Il s’agit de rendre les connaissances individuelles et collectives plus exploitables grâce à une meilleure rétention et à un meilleur partage, ce qui offre en fin de compte des avantages concurrentiels pour l’entreprise.
